Microsoftはオワコンなのか？ 中小製造業におけるMicrosoft製品で進めるDX事例

「Microsoftはオワコンなのか？」という声を耳にすることがあります。しかし、中小製造業の現場に携わる者としてはっきり言えるのは、Microsoftは今もなおDX（デジタル・トランスフォーメーション）を支えてくれる心強い存在だということです。ここでは、御津電子株式会社で実際にMicrosoft製品を使って業務を改善した具体例をご紹介します。社内データ管理、コミュニケーション、現場作業のデジタル化まで、身近なツールでどのような変化が生まれたのかを、わかりやすく解説します。

本記事では、以下の章立てに沿って各分野での取り組み内容とその効果をまとめています。中小製造業の経営者の皆様に、自社のDXを進めるヒントとして役立てていただければ幸いです。

社内データのクラウド化（SharePoint、OneDriveの活用）

紙の書類や社内サーバーに散らばっていたデータをクラウドで一元管理することで、情報共有と管理のしやすさが大きく向上しました。当社では、古くなったオンプレミスのファイルサーバーを更新する代わりに、SharePoint Onlineへの移行を選択しました。サーバーを入れ替える場合は初期費用1,000万円以上＋保守費用が必要でしたが、SharePoint導入費は約20万円、月額利用料も15,000円程度から始められ、大きなコスト削減につながりました。さらにデータがクラウドにあることで全社員のテレワークが可能となり、柔軟な働き方を実現できました。
クラウドの利点はこれだけではありません。SharePointでドキュメントをまとめて管理できるため、常に最新の図面や仕様書を誰でも確認できるようになります。ある企業では、製品設計図の最新版を簡単に共有できるようになった結果、開発スピードが向上し、生産性が30%アップしたという報告もあります。当社でも、社内の図面や技術資料をSharePoint上に集約したことで「最新版はどれか？」と探す無駄がなくなり、社内の情報共有がスムーズになりました。

併せて、OneDrive for Businessも全社員に導入しました。各自のPC内の業務データはOneDriveに自動バックアップされるため、PCが故障してもデータを失わずに済みます。実際に、ある社員のPCが突然故障した際も、OneDriveのおかげですぐに代替機へデータを復旧でき、1時間ほどで通常業務に戻れました。この取り組みにより、「パソコン故障で業務が止まる」というトラブルがほぼ解消されています。また、OneDriveは社外からのアクセスも容易なので、現場で撮影した製品写真をそのままクラウド共有でき、メール添付の手間や容量制限を気にせず大量の画像を共有できるようになりました。

社内コミュニケーション改善（Teams活用、社内メール削減）

コミュニケーション手段は、従来のメール中心からMicrosoft Teamsのチャット中心へと大きくシフトしました。これが当社の社内コミュニケーションに劇的な変化をもたらしました。まず、部署内外の連絡はメールではなくTeamsのチャットやチャンネル投稿で行うようにルール化しました。その結果、社内メールの量は導入前の半分以下に激減しました。実際にTeamsを導入したある企業でも「社内メール50%削減」を達成しており、メールで逐一やり取りしていた問い合わせ対応もチャットで即時に行えるためレスポンスが速くなり業務効率が向上したとのことです。

当社でも、「お疲れ様です」から始まる形式的なメールは極力やめ、シンプルなチャットで気軽に連絡を取り合う文化が生まれました。例えば在庫確認やちょっとした確認事項は、メールだと件名や挨拶を整える手間がありましたが、Teamsチャットなら思いついたときにすぐ送信でき、返答も速くなりました。ある若手社員は「返信待ちのモヤモヤが減り、すぐ相談できるので安心感がある」と話しています。

さらに、オンライン会議の活用もコミュニケーション改善に大きく貢献しています。以前は支店間の定例会議のために人が集まっていましたが、今ではTeams会議で実施しています。移動時間や会議室の調整が不要になっただけでなく、会議の所要時間自体も平均30％短縮できました（対面会議をTeams化して会議時間30%削減した企業事例もあります）。また、会議を録画してアーカイブできるため、参加できなかった人への共有も簡単です。このように、リアルタイムかつ柔軟に連携できるTeamsは、中小製造業にとっても生産性向上の強力なツールとなっています。

検査記録のデジタル化（SharePointリスト、Forms、タブレット活用）

製造業では、品質検査や安全点検の記録を紙で管理している企業がまだ多くあります。当社でも以前は、工場内の監査や検査を紙のチェックシートとデジカメで行い、後からExcelへまとめ直すという非効率な方法でした。たとえば内部監査では、バインダーを持って工場を巡回し手書きで記入→事務所に戻ってExcelに転記→デジカメの写真を確認しながら貼り付け…という非常に手間のかかる作業だったのです。

この工程を、SharePointリストとタブレット端末の活用で大きく改善しました。具体的にはTeams上に監査チーム用サイトを作成し、Microsoft Lists（SharePointリスト）で「監査項目リスト」を構築。現場担当者はタブレットやスマートフォンからListsアプリにアクセスし、その場で検査結果を直接入力できるようにしました。これにより、手書き→転記という二度手間は解消され、検査が終わった瞬間に電子データが完成します。写真もアプリから撮影して即アップロードできるため、いちいち後で写真をPCへ移す必要もありません。この仕組みにより、スマホ1台で一連の作業が完結し、事後処理の時間はゼロになりました。
たとえば「社内品質監査」では、従来2～3時間かかっていた報告書作成がほぼ不要となり、空いた時間を改善策の検討に回せるようになりました。入力されたデータはSharePointリストにリアルタイムに集約されるため、管理者はオフィスにいながら状況をすぐ把握できます。またリスト化されたデータは集計や分析にも利用でき、不適合項目の発生傾向をPower BIで可視化するといった応用も可能になりました。

さらに、Formsを使ってアンケート形式でチェックリストを入力する方法も取り入れています。タブレットに表示したFormsの項目を順にチェックして送信すると、結果がSharePointリストに自動で蓄積される仕組みです。ペーパーレス化だけでなく入力漏れ防止にも効果があり、紙では起こりがちだったサイン忘れや記入モレもなくなりました。現場担当者からは「紙より入力しやすいし、送信した瞬間に報告が終わるので楽になった」と好評です。

注文・機材・製造工程管理のデジタル化（ExcelからD365、Power Appsへ）

中小製造業では、受発注・在庫・工程管理をExcelで行うケースが今も多くあります。当社も少し前までは、受注管理はExcel台帳、工程スケジュールは担当者の頭の中…という属人的な運用になっていました。しかし案件が増えるにつれ、Excel管理では限界が見えてきました。データがあちこちに散らばり、最新版のファイルが分からなくなる、誤って消してしまう、共有のたびにメールで送付が必要…といった問題が常態化していたのです。特に複数案件を同時進行で扱う中、Excel更新の漏れや共有忘れが多発し、部門間の連携遅れを招いていました。

これらの課題を解決するために導入したのが、Microsoftの業務ソリューションです。具体的には、中小企業向けERPであるDynamics 365 Business Centralを基幹システムとして採用し、さらに現場のニーズに応じてPower Appsでカスタムアプリを開発しました。ERP導入と言うと「うちの規模では無理では？」と思われがちですが、社員数50名規模の部品メーカーでもDynamics 365 Business Centralをベースに販売管理システムを構築し、スムーズなデータ連携を実現した例があります。担当者は「ERP導入は思ったほど高いハードルではなかった」と語っており、中小企業でも十分に手が届くことが分かります。

当社ではまず、Excelで管理していた受注・出荷データをBusiness Centralに移行して一元化しました。これにより、部署ごとに持っていたバラバラの個別台帳がなくなり、“ワンソース・オブ・トゥルース”が確立しました。営業が受注情報を入力すると、生産計画や在庫引当が自動的に関連部門へ共有されます。以前のように「最新版Excel」を探したり、担当者へ電話で確認したりする必要はなくなり、システム上で常に最新情報を確認できるため、社内での伝達ミスが大幅に減りました。

加えて、Power Appsによる現場向けアプリも作成しました。例えば製造工程管理アプリでは、作業担当者が工程の開始・完了をタブレットで記録すると、そのデータがリアルタイムでPower BIに集計され、進捗ダッシュボードへ反映されます。Excelで前日の実績集計に半日かかっていたのに対し、今では即時に見える化され、日々の朝会ではダッシュボードを見ながら効率的に状況を共有できるようになりました。

Excelから脱却したことで得られた効果は大きく、データの消し込みミスや二重入力がなくなり品質が向上したこと、属人的な管理から抜け出し誰でも状況を把握できるようになったことなどが挙げられます。先述の大手通信業の例ほど規模は大きくなくても、当社においても業務全体の効率が飛躍的に高まったと実感しています（大手企業の事例では、Excelとメール頼みだった工程管理をPower Platformで刷新し、大規模ながらも劇的な効率向上を実現したケースがあります）。中小企業でもMicrosoftのクラウド基盤を活用すれば、無理なく段階的にDXを進められることを私たちは身をもって感じています。

社内SNSの活用（Engageで展示会レポート、社内賞賛）

社内コミュニケーションを活性化するもう一つの取り組みが、社内SNS（Viva Engage、旧称Yammer）の導入です。Teamsが日常業務の密なやりとりに向いているのに対し、社内SNSは部署や役職を超えて気軽に情報交換できる場として機能します。当社では全社員が参加できるEngage（Yammer）コミュニティを立ち上げ、社内ポータル兼掲示板として活用しています。

今年度からは「展示会レポートの共有」も始めました。営業や技術メンバーが展示会で得た学びや気づきを、写真や資料とともに社内SNSに投稿しています。写真や資料も添えてもらうことで、行けなかったメンバーも臨場感を持って情報を受け取ることができ、「この新技術は当社の○○工程に応用できそうです」といったコメントも集まり、社内で知見を共有し合う風土も生まれました。これまで展示会報告といえば、参加者が後日メールで報告書を配布するだけでしたが、Engageで公開することで閲覧・検索が容易になり、次回の企画にも活かせるナレッジとして蓄積されています。

また、Engageの「賞賛（Praise）」機能も積極的に活用しています。良い働きをした社員に「賞賛カード」を送り、感謝や称賛の気持ちを伝える仕組みです。大口顧客のクレーム対応に尽力した社員に対し、上司だけでなく同僚からも「ナイス対応！助かりました！」と賞賛メッセージが投稿されました。全員の目に触れることで称え合う文化が広がり、本人のモチベーション向上はもちろん、「うちの会社は頑張りをしっかり認めてくれる」というエンゲージメント向上にもつながっています。

社内SNSの効果は定性的な部分もありますが、実際に情報共有が増え、従業員の満足度や定着率が上がる事例も多くあります。ある企業ではYammerの活用により、会議の多くをSNSのやりとりに置き換えて対面会議を大幅に削減。さらに、社内ヘルプデスクに質問しなくても検索だけで疑問点が解決できるほど情報が蓄積され、従業員が参加できるプロジェクト数が飛躍的に増えた例もあります。当社でもEngage導入後、「欲しかった情報が見えるようになった」「他部署の動きが分かって一体感が出た」といった声が寄せられています。トップダウンだけでなくボトムアップの意見やナレッジが集まる場として、社内SNSは中小企業においても十分に効果を発揮するツールだと実感しています。

Copilot活用（過去議事録の検索、従業員規定の確認、スケジュール照会など）

最新トピックとして、Microsoft 365に実装されつつあるAIアシスタント「Copilot」の活用についても触れたいと思います。これはChatGPTのような生成AI技術とMicrosoft 365上の業務データを組み合わせたもので、私たちの働き方をさらに変革しつつあります。

まず、必要な情報を素早く探せるようになりました。TeamsやOutlook上でCopilotを開き、「昨年の品質会議で決まった新基準を教えて」と尋ねるだけで、社内の議事録や関連資料を瞬時に検索し要点をまとめてくれます。これまで会議記録を探すにはSharePointでキーワード検索し、文書を一つずつ開いて該当部分を確認する必要がありましたが、Copilotなら社内データを横断的に参照し、質問に対する答えを会話形式で回答してくれるため「あの書類どこだっけ？」という悩みがすぐに解決します。過去の会議録はもちろん、膨大な社内規程から必要な条文を探すのも得意で、「育休に関する社内規定を教えて」といった質問にも即答してくれます。ある事例では、経費申請時に「この支出は規定違反にならない？」とCopilotに確認し、瞬時に判断を仰ぐ使い方も紹介されています。さらに、就業規則などの社内ファイルだけを情報源に回答するよう設定できるため、最新ルールに沿った正確な回答が得られます。

次に、スケジュール照会や調整の効率化です。CopilotはOutlook予定表とも連携しており、「来週、営業チーム全員が30分空いている時間は？」と聞けば、関係者全員の空き時間を確認し、最適な候補日時を提案してくれます。実際、Copilot for Outlookでは、メールでやり取りされた日程候補を読み取りつつ参加者の予定を自動照合し、最適な日程を提示することが可能です。さらにワンクリックで会議招集メールやアジェンダ案まで作成でき、これまで30分以上かかっていた日程調整が数クリックで終わるほどです。私自身も、Copilotに「○○部長と面談したいので今月の共通の空き時間を教えて」と頼んだところ、一瞬で候補スロットをいくつか提示してくれたのには驚きました。

さらに、会議中にはTeamsのCopilotがリアルタイムで議事録や要点をまとめてくれるようになりつつあります。発言内容を自動で文字起こし・要約し、重要ポイントや決定事項、アクション項目を抽出してくれるため、議事録作成の手間が大幅に減ります。会議後に「Copilot、今日の会議の結論と担当タスクを教えて」と聞けば、決定事項の整理や担当者の一覧をすぐに確認でき、記録漏れや伝達漏れの不安も軽減されました。

このようにCopilotは、まさにデジタル時代の秘書・参謀のような存在で、情報検索、文章作成、予定調整など幅広い業務を支えてくれます。もちろん導入にあたっては情報漏洩対策や誤回答への注意といった課題もありますが、社内規程のAIボットやチャットでの問い合わせ対応など、中小企業でも「人手不足を補うAIアシスタント」として大いに活躍してくれると期待しています。

Outlookを使ったメールセキュリティ強化（フィッシング対策）

製造業に限らず、近年特に脅威となっているのがフィッシングメールなどのサイバー攻撃です。「中小企業だから狙われない」ということはなく、実際には取引先を装った巧妙な詐欺メールが届くケースが増えています。「○○株式会社の△△様」を名乗り、請求書ファイルを送りつけるメールなど、一見すると社員や取引先からの連絡に見せかけた手口も報告されています。当社でも過去に、業務委託先を語る不審メールが届きかけたことがあり、メールセキュリティの重要性を強く実感しました。

そこで当社では、Microsoft 365が備えるメールセキュリティ機能を最大限活用しています。具体的には、Outlookに標準搭載された迷惑メールフィルターに加え、Microsoft Defender for Office 365のフィッシング対策ポリシーを設定し、疑わしいメールは自動的に隔離されるようにしています。これにより、ほとんどのフィッシングメールは社員の受信トレイに届く前にブロックされます。また、メール本文に含まれるURLをリアルタイムでチェックし、危険なサイトへのアクセスを防ぐ「安全なリンク」機能も有効化しました。リンク先の安全性を自動で判別し、悪意のあるページはクリック時にブロックしてくれるため、社員が誤ってフィッシングサイトへ誘導されるリスクを大幅に減らせます。

さらに、社員教育や運用ルールの整備にも力を入れています。Outlookには「フィッシング詐欺を報告」というボタンがあるため、不審なメールを受け取った場合はワンクリックで社内CSIRT（セキュリティ対策チーム）に報告できる仕組みを用意しました。あわせて、定期的に怪しいメールの事例を社内で共有し、「取引先を装ったメールは必ず電話などで確認する」といった基本的な対策を徹底しています。メールはサイバー攻撃の主要な入口であるため、ツールによる技術的防御と、社員の行動による人的防御の両輪で対策することが欠かせません。

幸い、Microsoft 365のセキュリティ機能は非常に強力で、常に最新の脅威データベースを参照し、新しい手口にも素早く対応してくれます。実際、2023年に再び広がったEmotetマルウェア付きメールも、多くがMicrosoftの保護機能によってブロックされました。当社ではメールの送受信をMicrosoftクラウドに一本化したことで、ウイルスや不審メールによる被害ゼロを継続できています。今後も「メールの安全性を高めることもDXの一環」と捉え、社内ルールの見直しや技術面での強化を引き続き進めていく方針です。

まとめ：Microsoftは中小製造業にとって今こそ欠かせない存在

以上、御津電子の人見が実体験をもとに、中小製造業でMicrosoft製品を活用したDX事例をご紹介しました。社内データのクラウド化からコミュニケーション改革、現場業務のデジタル化、さらにAI活用やセキュリティ対策まで、Microsoftのエコシステムが企業のあらゆる場面で力を発揮していることをご理解いただけたかと思います。

「Microsoftはオワコンか？」という問いに対する私の答えは明確です。「いいえ」。むしろ今の中小製造業にとってMicrosoftは欠かせない存在です。なぜなら、高度なIT人材や大きな予算がなくても、Microsoftのクラウドサービス群を上手に組み合わせれば、中小企業でも十分に業務革新を起こせるからです。これは理想論ではなく、私たち自身が現場で感じている“実体験”なのです。

もちろん、新しいツールの導入には戸惑いや社内調整の課題も伴います。しかし、変化を避けてしまえば、現場の非効率やリスクはそのまま残ってしまいます。幸いMicrosoft製品は画面構成が分かりやすく、既存のOffice製品との親和性も高いのが強みです。現場のパートさんが「Excelと見た目が似ているから使いやすい」とPower Appsの入力フォームにすぐ慣れてくれたのもその一例です。また、経営層としても、クラウド化によるROI（投資対効果）が明確に数字や成果で現れれば、DX推進は避けて通れない経営課題から挑戦すべき経営戦略へと意識が変わるでしょう。

最後に、本記事でご紹介したソリューションはあくまで一例ですが、共通しているのは 「まず現場の課題をしっかり把握し、そこに最適なテクノロジーを当てはめた」 という点です。Microsoft製品は種類が多く奥も深いですが、重要なのは自社の課題を見極め、それに合うツールを選び、少しずつでも現場で定着させることです。そうすることで業務効率化や働き方改革の成果は必ず現れてきます。かつては高価で手の届かなかった最新ITが、今では中小企業でも利用できる時代です。Microsoftは決して“オワコン”ではなく、私たち中小製造業の未来を切り拓く頼もしいパートナーと言えるでしょう。

参考文献・出典（※各種事例やデータの出典を示します）：
• Microsoft 365導入で生産性が飛躍的に向上した事例とその効果 （Bizwind）、https://bizwind.co.jp/blog/business-efficiency/m365-deployment/
• 〖事例付き〗中小企業の「Microsoft OneDrive活用術」4選 （浅間商事）、https://www.asama-shoji.co.jp/blog/column/4323/
• 〖事例付き〗中小企業の「Microsoft SharePoint活用術」4選 （浅間商事）、https://www.asama-shoji.co.jp/blog/column/4185/
• Microsoft Teamsとは？業務効率化につながる活用法と導入のポイント （Bizwind）、https://bizwind.co.jp/blog/microsoft-teams/teams-usage-tips/
• Microsoft Listsを使った工場の内部監査の効率化 （Note）、https://note.com/mkmk69/n/ne0a4014753c2
• Dynamics 365を活用したExcel管理の課題解決利用例 （Digital Intelligenceチャンネル）、https://www.cloud-for-all.com/blog/dynamics-excel-usage
• Excel・メール管理の限界からPower Platform基盤への大規模DX化 （アドバンスド・ソリューション）、https://www.advanced-solution.jp/case-studies/p001/
• 〖最新版〗中小企業向けのERPソフト『Microsoft Dynamics 365 Business Central』とは？ （西部電気工業）、https://www.seibu-denki.co.jp/solution/columns/microsoft-dynamics-365-business-central/
• 社内コミュニケーションを円滑化する Yammer とは? 機能を解説 （Microsoft）、※Microsoft Tech Community日本語記事（URL省略）
• Office 365 Yammerで社内SNS活性化：情報共有とエンゲージメント向上 （ソフィア）、https://www.sofia-inc.com/blog/5737.html
• Microsoft 365 Copilotを使用した業務効率化の活用事例についてご紹介 （リコー）、※リコー デジタルストラテジー記事（URL省略）
• CopilotでOutlookのスケジュール調整を自動化｜会議設定・空き時間提案の使い方ガイド （AI経営総合研究所）、https://ai-keiei.shift-ai.co.jp/copilot-outlook-schedule/
• 〖2025年版〗中小製造業が今すぐ取り組むべきセキュリティ対策：取引先との信頼関係を守る経営戦略 （山善 ものづくり研究所）、https://monoken.yamazen.co.jp/blog/articles/risk-management/yamazen/the-importance-of-security-measures
• 中小企業が今すぐ始めるべきセキュリティ対策8選【2025年最新版】 （ティー・アール・イー）、※プレスリリース（URL省略）

（※社名・サイト名は記事公開時点のものです。一部URLは長いため省略しています。）